Karen Administratie, Boekhouder voor eenmanszaken en vof.

Zo verwerk je een cadeau in je boekhouding.
Geplaatst door Karen op Nov 15 2019
Blog >>

De feestdagen zijn weer aangebroken.

Super leuk, heerlijke tijd met de kinderen.

Als ondernemer sta je natuurlijk stil bij het einde van het jaar en vaak worden vaste klanten in deze tijd extra verwend. Een kerstkado of cadeaubon voor de vaste klanten is in deze tijd heel normaal. Je geeft graag wat extra's als blijk van waardering.

Vaste klanten zijn heel waardevol, die moet je koesteren.

Representatiekosten

Re.. wat?

Representatiekosten is een verzamelnaam voor alle soorten kosten die je maakt voor je relaties en presentatie van je bedrijf. Het gaat hierbij om zakenrelaties, relatiegeschenken, etentjes en recepties. Kosten voor congressen, seminars, studiereizen e.d.

Geef je de klanten een relatiegeschenk? Dan valt dit dus onder representatiekosten.

Administratief heb je hierbij 2 keuzes:

Tot 4.600 betaal je alles zelf en daarboven mag je 100% boeken als kosten.
Je boekt 80% van de kosten. (Bij ondernemers met vennootschapsbelasting 73,5%

BTW en relatiegeschenken

De btw die je betaald over de kosten voor je relatiegeschenken mag je gewoon aftrekken bij de btw aangifte, mits het totaalbedrag van je kosten onder de 227,- euro per persoon per jaar blijft.
Doorgaans zal een relatiegeschenk niet zo duur zijn dus mag je de btw gewoon meenemen in je aangifte. Maar geef je een bepaalde vaste klant een heel duur geschenk of misschien heb je voor die ene klant toevallig meerdere momenten in dit jaar gehad waarbij hij een geschenk heeft gekregen dan is het dus verstandig het totaalbedrag in de gaten te houden.

Cadeautjes verwerken in de boekhouding:

Je hebt e.e.a. ingekocht om met de feestdagen aan je vaste klanten te kunnen schenken.
Dit valt onder relatiegeschenken en dus mag je maar 80% van de kosten boeken.

Stel dat je in totaal 1.000,- ex btw hebt uitgegeven.
Deze cadeautjes zijn bedoeld voor 250 klanten. Per klant geef je dus maar 4,- uit.
Daarmee blijf je onder het drempelbedrag van 227,- per klant. (ervan uitgaande dat er geen andere relatiegeschenken zijn geweest)

80% van 1.000,- is 800 euro.
De btw is 210 euro. Deze mag je gewoon als btw boeken omdat je onder de drempel blijft.

200 euro (20% van 1000) is prive.

Debet boek je dus:

800,- aan representatiekosten

210,- btw

200,- prive uitgaven

Credit boek je:

1210,- bank.

In e-boekhouden:

Heb je e-boekhouden?

Er zijn 2 opties, De mooiste is via factuur ontvangen, mits je een factuur hebt gekregen natuurlijk. Het kan ook via "geld uitgegeven".

Facturen

Heb je een factuur gekregen? Dan ga je in e-boekhouden naar Facturen en vervolgens geef je aan dat je een factuur hebt ontvangen.

Je geeft aan van wie en wat de factuurdatum was.
In de omschrijving vul je uiteraard een logische omschrijving in van de gemaakte kosten.

Omdat je de btw geheel mag aftrekken boek je de hele 1000 euro tegen het geldende btw tarief (in mijn voorbeeld 21%) op de tegenrekening representatie en verteer.

Je moet echter 200 corrigeren omdat je maar 80% mag boeken.
Dit doe je door -200 zonder btw te boeken op je prive uitgaven.

Hierbij een voorbeeld: