Jaarafsluiting, met e-boekhouden
Geplaatst door Karen op Dec 27 2021
Blog >>

Het jaar afsluiten in je boekhouding, met e-boekhouden.

 

Aan het eind van het jaar, begin van het nieuwe jaar is het weer tijd om de boekhouding te controleren, bij te werken en het jaar af te sluiten.
In dit blog neem ik je mee wat je doen moet en hoe je e.e.a. boekt als je het boekhoudpakket e-boekhouden gebruikt.

 

Stap 1, tel je voorraad.

Uiteraard is dit alleen van belang als je voorraad hebt. Verkoop je producten en liggen er daarom inkopen bij jou op een plank of in een magazijn?
Dan moet je die voorraad gaan balansen, oftewel gaan tellen. Voor hoeveel inkoopwaarde heb je aan voorraad in huis?

Wat was de waarde van je voorraad op 31-12-2020?
En wat is de waarde van je voorraad op 31-12-2021?
Het verschil tussen deze 2 waarden verwerk je in je boekhouding zodat op 31 december 2021 de juiste voorraadwaarde in je balans staat.

Stel dat je eind 2020 een waarde had van 1.000,- euro. De waarde op 31 december 2021 is 2.500,- euro.
Je hebt nu dus voor 1.500,- euro meer aan voorraad in huis.
Dit bedrag (het verschil) boek je van je inkopen naar je voorraad door een memoriaal.
In de linker balk vindt je het memoriaal, als hij hier niet staat moet je deze functie nog aanzetten in je instellingen.

Je vult als datum 31 december in, de rekening is je voorraad want die wordt meer, en als tegenrekening vul je je inkooprekening in.
Het bedrag is in dit geval 1500. Het effect hiervan is dat je voorraadwaarde nu staat op de getelde 2.500,- en de inkopen zijn 1.500,- euro minder geworden.
Je hebt nu dus ook 1.500,- euro meer winst gemaakt.  

Als je juist minder voorraad hebt dan je eind 2020 had, dan is de 1e rekening de inkooprekening en de tegenrekening je voorraad.
Omdat in basis de ontvangende rekening eerst komt bij het memoriaal. Je kan het ook andersom doen met een negatief getal als je dat fijner vindt.
Controleer altijd na je boeking of het verwachte effect ook klopt. Na deze boeking hoort je voorraadwaarde te kloppen met wat je hebt geteld.

 

Stap 2, kloppen je kas, banksaldo's en dergelijke?

Pak je bankrekeningen, PayPal overzichten en Mollie erbij. In e-boekhouden, balans zet je de datum op t/m 31-12-2021 en dan ga je kijken naar de financiële rekeningen. Hoeveel geld heb je in kas? En op de bankrekeningen, spaarrekeningen? Klopt het saldo van PayPal, Mollie, bol, Etsy en eventuele andere tussenrekeningen?
Je zakelijke rekeningen, betalingsproviders, verkoopplatforms e.d. moeten kloppen met de werkelijkheid. Elke transactie moet zijn geboekt.
Ga dus na of deze saldo's kloppen.

Indien het saldo niet klopt moet je deze kloppend maken. De juiste manier hiervoor is alle transacties na te lopen en de reden van het manklopen op te sporen. Vaak helpt het om per maand na te gaan vanaf wanneer het niet meer klopt. Hiervoor ga je naar de bewuste grootboek, bijv. je bankrekening en zet het overzicht in e-boekhouden op per maand. En dan kan je eenvoudig per maand het saldo zien en dit vergelijken met het saldo van je bankrekening.
Voor je bank raad ik aan de transacties van je bank uit te printen, en in e-boekhouden ook de transacties per maand uit te printen. (export functie van het maandoverzicht en dan printen.)  Deze 2 overzichten kan je naast elkaar leggen en dan ga je met pen de transacties 1 voor 1 tegen elkaar wegstrepen.  

Het kost wat tijd, is soms best een werkje maar door deze methode vindt je de fout. Soms heb je iets op bank geboekt wat via een andere betalingsoptie is gegaan, of heb je iets juist niet op je bank geboekt wat wel had gemoeten. Het kan ook zijn dat je 2 getallen hebt omgedraaid, bijv. ,59 i.p.v. ,95.
Al dit soort foutjes kan je door het wegstrepen vinden als je er even goed voor gaat zitten.

 

Stap 3, correctie privé uitgaven.

Corrigeer eventuele privé uitgaven en representatie zaken.
Heb je het internet abonnement van thuis maandelijks als zakelijke factuur geboekt, dan moet je deze kosten corrigeren met een privé correctie want je gebruikt zo'n abonnement nooit uitsluitend zakelijk. Vaak is 50/50 een goede verdeling, zeker als er ook tv in het abonnement zit.
Heb je dit soort facturen helemaal nog niet geboekt, maar gebruik je wel je privé telefoon of internet verbinding ook zakelijk, dan mag je een deel van de gemaakte kosten als zakelijke kosten boeken. Dit doe je het best door via afschriften een gelduitgave of ontvangst van je privé bankrekening te boeken met als rekening de bijbehorende kostenpost.

 

Stap 4, de zakelijke auto.

Heb je een zakelijke auto? Dan moet in het 4e kwartaal ook de btw voor privé gebruik gecorrigeerd worden.
Bereken voor jouw auto hoeveel btw dit is. Dit is vaak 2,7 of 1,5% van de cataloguswaarde. Tenzij je een goede km registratie hebt waaruit de verhouding privé / zakelijk blijkt. Je kan de btw eenvoudig berekenen door het hulpmiddel van de belastingdienst: hulpmiddel-btw-en-de-auto
Puur de btw kan je op zich niet veel mee in je boekhouding, maar noteer dit bedrag wel omdat je het nodig hebt bij de btw aangifte.
De jaarafsluiting is een goed moment om naar je auto kosten en correcties te kijken.

Heb je een privé auto zakelijk gebruikt dan boek je de zakelijke km's a 19 cent. Als je in e-boekhouden een privé bankrekening hebt aangemaakt boek je deze kosten via de afschriften/bonnetjes als een uitgave op je privé bankrekening met als tegenrekening de autokosten of reis- en verblijfkosten.

 

Stap 5, btw aangifte 4e kwartaal.

Als je zeker weet dat alle facturen, bonnetjes en dergelijke zijn geboekt. Dan is het tijd om de btw aangifte voor Q4 te doen.
Verwerk deze btw aangifte in je boekhouding zodat ook deze rekeningen kloppen. De BTW R/C rekening bevat alleen het te betalen of ontvangen bedrag aan btw van het 4e kwartaal. Indien nodig boek je oude btw bedragen weg als betaald/ontvangen van vorige kwartalen.

Omdat de btw altijd in hele euro's is kan het zijn dat je nog een beetje btw over hebt op de verschillende rekeningen. Deze boek je weg tegen je omzet. Dit is eigenlijk overige omzet. Boek een memoriaal met als rekening je omzet (overig).
De tegenrekeningen zijn je btw rekeningen (af te dragen btw en terug te krijgen btw) deze zijn negatief of positief afhankelijk van of het geld eraf moet of erbij. Na deze boeking zijn de btw rekeningen uit je balans verdwenen omdat de rekeningen leeg zijn. (balansrekeningen met 0,0 zie je niet in de balans)

 

Stap 6, verwerk/controleer de afschrijvingen.

Verwerk je de afschrijvingen van je investeringen niet automatisch? Dan moet je nu de afschrijvingen handmatig boeken. Het makkelijkste gaat dit door met een memoriaal de afschrijving te boeken van de balansrekening naar de kostenrekening. (kostenrekening eerst, want die ontvangt de waarde)
Gebeurd dit wel automatisch, check dan even of dit nog goed staat.

 

Stap 7, boek privé rekeningen leeg.

Nu alles geboekt is, alle saldo's kloppen en je balans qua btw ook klopt is het tijd om de privé rekeningen weg te boeken naar de privé opnamen en stortingen. Boek het saldo van een privé bankrekening weg naar de privé opname/stortingen en ook eventuele andere privé grootboeken boek je nu naar 0 zodat alles een privé opname of storting is geworden. Alleen deze rekening heb je nog als privé in je balans staan.

 

Stap 8, boek je balanssaldo op 0.

Dit gaat via het memoriaal. Als datum vul je 31 december in. De rekening is 9998 Eindresultaat met als tegenrekening 1410 privé opnamen en stortingen.
Het bedrag is het bedrag wat e-boekhouden aangeeft als saldo in je balans. Is dit een Winst? Dan vul je het bedrag als positief bedrag in. Bij verlies boek je het bedrag negatief. Het saldo in je balans op 31 december is nu 0.

 

Stap 9, boek het Eigen Vermogen.

Dit is een stap die vaak wordt overgeslagen maar wel belangrijk is voor je aangifte inkomstenbelasting over dit afgelopen jaar. Het bedrag wat je nu bij 1410 privé opname/stortingen hebt staan boek je naar de rekening 1400 Eigen Vermogen. Ook dit gaat via het memoriaal. De rekening is 1400 EV, het bedrag is het resterende bedrag van 1410 en de tegenrekening is 1410 privé opnamen en stortingen. Staat het bedrag bij de activa kant van de balans, dan vul je het bedrag als een positief bedrag in. Staat het bij passiva kant, dan is het een negatief bedrag.

Als het goed is heb je nu een balans zonder privé rekeningen, met een EV en saldo op 0. Het jaar is nu afgesloten en je kan door naar het nieuwe jaar. Het is handig om deze balans te exporteren omdat je deze cijfers nodig hebt bij de aangifte IB.

Voor je back-up en aangifte IB kan het ook handig zijn de winst en verliesrekening van het hele jaar te exporteren zodat je de cijfers makkelijk erbij kan pakken bij het doen van de aangifte IB.

 

Stap 10, sluit de periode af.

Om te voorkomen dat er nog dingen worden aangepast na je jaarafsluiting kan je deze periode op slot zetten door in e-boekhouden via Beheer te gaan naar afgesloten periodes en dit jaar als afgesloten periode toe te voegen.
Je kan nu geen boekingen meer maken in deze periode.

 

 

 

Laatst vernieuwd: Dec 27 2021 om 4:11 PM

Terug

Commentaren

No comment found

Toevoegen commentaar