Karen Administratie, Boekhouder voor eenmanszaken en vof.

Jaar afsluiten: Autokosten en bijtelling.
Geplaatst door Karen op Dec 21 2019
Blog >>

Heb je een auto van de zaak? Of rij je in een privé auto wel eens zakelijke kilometers? Dan moet je in december ook je autokosten onder de loep nemen en deze verwerken in je boekhouding.

Het maakt uiteraard wel uit of het een privé auto is, of dat de auto op naam van je bedrijf staat. Bij een privé auto mag je zakelijke kilometers en een stukje btw e.d. meenemen. Dat hoeft natuurlijk niet. Bij een privé auto ben je niets verplicht.

Bij een auto van de zaak ligt dat anders, dan ben je wel verplicht om e.e.a. goed te regelen en te boeken.
In dit blog ga ik ervan uit dat je meer dan 500 km privé rijdt. Gebruik je de auto puur zakelijk dan kan je een ontheffing voor bijtelling aanvragen en mag je alles gewoon 100% zakelijk boeken. Dan hoef je daar in december ook niets bijzonders mee te doen.

Autokosten met auto van de zaak.

Je hebt een auto op naam van de zaak. Deze gebruik je deels ook privé waardoor je bijtelling moet betalen.
Gedurende het jaar heb je alle autokosten en de daarbij horende btw geboekt in je administratie. Aan het eind van het jaar moet het privé gebruik gecorrigeerd worden. Hierbij zijn er 2 opties, je kan met een sluitende km administratie het percentage privé gebruik uitrekenen. Je corrigeert in dat geval ook echt alleen je privé aandeel. Dat kan heel handig zijn als je maar weinig privé rijdt.

Je mag er ook voor kiezen geen km administratie bij te houden en dan met een percentage bijtelling je privé gebruik te corrigeren.

Maak een overzicht van alle kosten en de btw.

Voor beide opties is het belangrijk dat je goed weet over welke kosten je het hebt. Je maakt daarom een overzicht van alle soorten autokosten en bijbehorende btw. Zo heb je de afschrijving, brandstof, verzekering, wegenbelasting en onderhoud.

Je zet alle kosten excl btw onder elkaar, deze tel je bij elkaar op. De btw zet je apart.

Bijtelling

De bijtelling gebeurd bij de opgaaf inkomstenbelasting. Hoeveel bijtelling er geheven wordt, is heel erg afhankelijk van het soort auto en de leeftijd van de auto. Daarom voert het te ver in dit blog daar nader op in te gaan. Wel is het handig om te weten hoeveel kosten je werkelijk hebt gemaakt omdat de bijtelling niet hoger kan zijn dan de werkelijk uitgegeven kosten.

BTW-correctie privé gebruik, zonder sluitende km administratie.

Behalve de kosten moet ook de btw gecorrigeerd worden op het privé gebruik. Als je geen sluitende rittenadministratie hebt en dus niet kan aantonen welk deel zakelijk en welk deel privé is, moet je werken met een percentage.

Heb je bij aanschaf de btw van de auto volledig terug gevraagd? Dan moet je de 1e 5 jaar 2,7% van van de catalogusprijs inclusief bpm en btw nemen. Na die 5 jaar mag je werken met 1,5% van de cataloguswaarde.

Heb je bij de aanschaf de btw niet terug gevraagd of is de auto al meer dan 5 jaar geleden aangeschaft? Dan mag je werken met 1,5% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm.

Het bedrag dat je uitrekent met dit percentage is de btw die je betaald over het privé gebruik. Dit moet je in de laatste aangifte van het jaar meenemen.
Ook hiervoor geld dat het in principe niet hoger hoeft te zijn dan de werkelijke btw. Daarom is het handig goed te weten hoeveel btw er precies is afgetrokken aan voorbelasting voor de auto. Zo weet je ook wat het maximale te corrigeren bedrag is.

BTW correctie privé gebruik, met sluitende km administratie.

Als je wel een goede rittenadministratie hebt, hangt de correctie van de btw af van het percentage dat je de auto privé gebruikt. Hiervoor heeft de belastingdienst een rekenhulp op hun site staan.

Zakelijke kilometers in een privé auto, met goede administratie.

Als je in een eigen auto zakelijke ritten maakt, dan mag je 19 cent per kilometer boeken.
In december / 1e week januari ga je dan dus kijken naar het aantal kilometers dat je hebt gemaakt en doet dat keer 19 cent. Dit is het bedrag dat je als reiskosten gewoon mag boeken, ook als je met een privé fiets o.i.d. bent gegaan.

Daarnaast mag je een deel van de btw over je autokosten meenemen. Het loont dus de moeite de bonnen e.d. goed te bewaren.

Reis je best veel zakelijk?

Dan is het interessant om een rittenadministratie bij te houden. Je noteert op 1 januari de kilometerstand en je houdt bij welke kilometers je privé rijdt en welke zakelijk. Op 31 december noteer je weer de kilometerstand. (dit is uiteraard ook meteen de km stand waar je het nieuwe jaar mee begint)

Je weet nu hoeveel km je in totaal hebt gemaakt en hoeveel daarvan zakelijk was. Hierdoor kan je het percentage uitrekenen.
Stel dat je begon met een km stand van 50.000 en je eindstand eind december is 80.000. In totaal heb je dus 30.000 km gemaakt. Hiervan was 22.500 km zakelijk. Oftewel 75% van alle km's heb je zakelijk gereden.
(22.500 keer 100, delen door 30.000 = 75%)

BTW van autokosten.

Ook als je auto privé is, mag je een deel van de btw verrekenen. Dit doe je in je btw aangifte van het laatste kwartaal.
In het voorbeeld hierboven hebben we al uitgerekend dat we de auto voor 75% zakelijk gebruiken. Omdat ik alle autokosten goed bijgehouden heb weet ik dat ik in totaal 420 euro aan btw over de brandstof en 50 euro aan btw over onderhoud heb betaald.

In totaal heb ik voor de autokosten dus 470 euro aan btw betaald in heel 2019. HIervan mag je het zakelijke deel, (in dit geval dus 75%) weer terug vragen. In dit voorbeeld kan je dus 420 x 0,75 = 315,- euro aan btw weer terug vragen.

Wel privé auto met zakelijke ritten maar geen sluitende administratie?

Als je geen goede rittenadministratie hebt waaruit blijkt wat het privé deel en het zakelijke deel van de totale kilometers zijn, mag je er ook voor kiezen om alle btw over alle autokosten gedurende het jaar gewoon te boeken en mee te nemen in je btw aangiftes. (let op, alleen de btw, dus niet de kosten zelf!)

In de aangifte van het 4e kwartaal moet je dan wel het privé gebruik van je auto weer corrigeren door 1,5% van de catalogusprijs (incl. bpm en btw) als privé aandeel te nemen.

Stel, je hebt een auto met een cataloguswaarde van 45.000,- (incl. bpm en btw) dan moet je 675,- aan btw (1,5% van 45.000) weer corrigeren.
Dit bedrag moet je opgeven als te betalen btw in het laatste kwartaal.

Als je wel weet hoeveel km je zakelijk hebt gereden mag je daar uiteraard wel ook 0,19 cent per km aan reiskosten boeken.

In het gegeven voorbeeld met een sluitende administratie ben je zonder adminstratie dus duurder uit. Een goede administratie loont daarom in de meeste gevallen zeker de moeite.