Karen Administratie, Boekhouder voor eenmanszaken en vof.

Jaar afsluiten: Balansen.
Geplaatst door Karen op Dec 07 2019
Blog >>

Meestal hebben bedrijven qua boekhouding hetzelfde jaar als de kalender.
Het boekhoudkundig jaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december.

Hoewel in de meeste boekhoudpakketten het ene jaar gewoon doorloopt in het andere jaar is het toch belangrijk het jaar officieel goed af te sluiten en voor jezelf na te gaan of alles klopt. Dan maak je daarna je jaaroverzicht en een begin balans van het nieuwe jaar. Zo weet je precies hoe je bedrijf ervoor staat.

Ik raad ook altijd aan om de boekingen van een afgesloten jaar te bevriezen. De meeste boekhoudpakketten kunnen dat. Als je het jaar eenmaal helemaal hebt afgerond, dan sluit je het softwarematig zodat je niet per ongeluk later nog weer een boeking in een vorig jaar kan maken.

Balansen

Dit eerste blog over het boekhoudkundig afsluiten van het jaar gaat over het balansen.
Ook wel inventariseren genoemd. Dit is een belangrijk onderdeel van je boekhouding, maar wordt vaak vergeten.
Bij balansen ga je de voorraad tellen. Hoeveel heb je nog daadwerkelijk in huis? En hoeveel is dat waard?

Wie moet er balansen?

Alle ondernemers, bedrijven, die voorraad houden moeten periodiek balansen. Dat moet minimaal 1x per jaar. Het mag natuurlijk ook vaker, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, als het maar met een bepaalde regelmaat gebeurd en minimaal 1x per jaar wordt gedaan.

Webshops die goederen inkopen en verkopen, maar ook bedrijven die producten maken voor verkoop en alle andere ondernemers die iets aan voorraad hebben voor verkoopdoeleinden moeten dit regelmatig doen om vast te stellen hoeveel voorraad ze nog daadwerkelijk hebben.

Waarom moet je balansen?

Het tellen van je voorraad is belangrijk om vast te stellen wat de kostprijs van verkopen is geweest. Alles wat je inkoopt boek je namelijk op je balans als voorraad en drukt dus niet op je winst.

Je mag pas de kostprijs van je verkopen van je winst afhalen als iets daadwerkelijk is verkocht. Tot die tijd is het voorraad.

Voorraad goederen boeken.

Op het moment dat je goederen inkoopt boek je deze exclusief btw op de grootboekrekening voorraad. Dit is een rekening die wordt gebruikt voor je balans. Deze grootboekrekening doet niet mee voor je winst- en verliesoverzicht.

Je mag zelf weten of je alles op 1 voorraad goederen rekening boekt of dat je dit splitst in bijvoorbeeld voorraad kinderkleding en voorraad kinderspeelgoed etc. Je mag zo veel of weinig rekeningen hiervoor hebben als jij zelf prettig vindt. Persoonlijk raad ik aan niet te veel rekeningen te gebruiken omdat het sneller werkt als het op 1 rekening wordt geboekt.

In de loop van het jaar koop je uiteraard regelmatig in. Je grootboekrekening voorraad goederen wordt daarmee steeds meer waard.
In e-boekhouden boek je deze inkopen via factuur ontvangen met als tegenrekening je voorraad goederen.
De voorraad wordt hiermee verhoogt.

Het resultaat van de inventarisatie boeken.

Na het tellen van je voorraad heb je bepaald hoeveel waarde je voorraad op die datum precies heeft.
Nu ga je kijken wat het verschil is tussen de geboekte waarde en de werkelijke waarde.

Stel dat je in de loop van het jaar voor 20.000,- euro aan voorraad hebt ingekocht. Dit is wat je voorraad rekening nu laat zien.
Je hebt met het balansen bepaald dat de huidige aanwezige voorraad een waarde heeft van 5.000,- euro.
Je hebt dus voor 15.000,- euro aan voorraad verkocht.

Dit boek je van je voorraad rekening naar de kostprijs rekening.
Als je e-boekhouden gebruikt kan je dit boeken via een memoriaal boeking.
Om zeker te weten of je het goed doet, kijk je eerst naar de balans en winst- en verliesrekening. Daar zie je als het goed is nu eerst je voorraadwaarde van 20.000,- op de balans en op je winst- en verliesrekening staat nog geen inkopen.

Na het boeken van je memoriaal om de kostprijs verkopen door te voeren hoort je balans de werkelijke waarde, 5.000,- euro te laten zien. En op je winst en verliesrekening is de 15.000,- euro nu als kostenpost bijgekomen.

Wat als de ingeboekte voorraad niet op je balans staat?

Het komt helaas voor dat ingekochte voorraad meteen als kostenpost wordt geboekt. Of dat bij jouw pakket ook zo is, zie je doordat er geen voorraad op je balans staat. Bij het doen van je aangifte inkomstenbelasting is het wel belangrijk dat je de voorraad op de balans hebt staan.

Om dat op te lossen doe je in principe precies het tegenovergestelde. Je hebt met het balansen de waarde bepaald die je voorraad heeft. Dit is wat je op je balans terug wilt zien.

Je boekt nu dus dat bedrag weer weg van je inkoop kosten naar je balans.

Hierdoor wordt je winst verhoogd omdat er minder kosten op de winst drukken.